Informácia o spracúvaní osobných údajov zmluvných partnerov a iných subjektov a ich pracovníkov a ďalších osôb v podobnom postavení v súvislosti s uzatváraním a plnením zmluvných vzťahov, obchodnou a inou komunikáciou
Spoločnosť BILLA s.r.o., so sídlom: Bajkalská 19/A, 821 02 Bratislava, IČO: 31 347 037 (ďalej len „BILLA“ alebo „prevádzkovateľ“) ako prevádzkovateľ získava a spracúva osobné údaje dotknutých osôb, ktorými sú jej obchodní partneri - fyzické osoby a zamestnanci a štatutári obchodných partnerov pri právnických osobách, ktorým týmto poskytuje informácie v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27.04.2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „GDPR“) a s ohľadom na zákon č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „ZOOÚ“).
Právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov
Proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, ktoré je založené na našich oprávnených záujmoch, môžete kedykoľvek namietať, aj bez uvedenia dôvodov. Námietku musíme riadne posúdiť. Ak nepreukážeme, že máme na spracúvanie nevyhnutné oprávnené dôvody a že tieto prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
Vašu námietku môžete poslať na: BILLA s.r.o., Bajkalská 19/A, 821 02 Bratislava, Slovenská republika alebo e-mailom na osobneudaje@billa.sk.
Zásady spracúvania a ochrany osobných údajov v BILLA
Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne, v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prístup k Vašim osobným údajom budú mať výlučne osoby, ktoré sú prevádzkovateľom poverené spracúvaním osobných údajov na základe jeho pokynov, pričom BILLA prijala viaceré technické a organizačné opatrenia (TOM), ktoré garantujú ochranu a bezpečnosť spracúvania Vašich osobných údajov. V prípade ukončenia spolupráce alebo podobného vzťahu s BILLA s.r.o. dôjde po uplynutí stanovenej doby uchovávania k výmazu osobných údajov a ich likvidácii, okrem prípadov, ak je ďalšie spracúvanie naďalej potrebné v zmysle príslušných právnych predpisov alebo z iných dôvodov.
Z akého zdroja predmetné osobné údaje pochádzajú?
Jedná sa o osobné údaje o zamestnancoch a spolupracovníkoch zmluvných partnerov BILLA a jej zmluvných partnerov, ktorí sú fyzickými osobami, v súvislosti s uzatváraním a plnením zmlúv medzi BILLA aj jej dodávateľmi a podobnými vzťahmi BILLA a inými osobami.
Vaše údaje štandardne získavame a spracúvame v predzmluvných rokovaniach alebo počas trvania zmluvného vzťahu, ak ste s nami ako fyzická osoba vstúpili priamo do zmluvného vzťahu alebo pri zmluvnom vzťahu medzi BILLA a dodávateľom, pre ktorého pracujete ako zamestnanec, subdodávateľ alebo člen jeho orgánov alebo v inom podobnom vzťahu. Údaje sa niekedy uvedené priamo v zmluvách alebo získané v súvislosti s ich plnením. BILLA ich získava priamo od Vás, často však od dodávateľa, pre ktorého pracujete, prípadne údaje pochádzajú z verejne prístupných zdrojov (napr. z verejných registrov alebo webovej stránky zmluvného partnera).
Konkrétnejšie informácie k rozsahu a účelom spracúvania Vašich osobných údajov, k uplatňovaným právnym základom na strane prevádzkovateľa, kategórii osobných údajov a dobe uchovávania a o príjemcoch Vašich údajov nájdete v nižšie uvedenej tabuľke.
Prehľad spracúvania osobných údajov zmluvných partnerov a ich pracovníkov a ďalších osôb v podobnom postavení
| Účel spracúvania | Právny základ spracovateľskej činnosti | Kategórie osobných údajov | Doba uchovávania osobných údajov | Kategória príjemcov |
|---|---|---|---|---|
| Vedenie evidencie fyzických osôb, s ktorými bola uzatvorená zmluva | Potrebné na riadne a platné uzatvorenie alebo plnenie príslušnej zmluvy - čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. | Titul, meno, priezvisko, telefónne číslo, adresa elektronickej pošty, číslo OP, dátum narodenia, adresa trvalého a prechodného pobytu. | 4 roky od ukončenia zmluvnej spolupráce. Osobné údaje, ktoré je nevyhnutné uchovávať podľa daňových, účtovných alebo iných predpisov dlhšiu dobu, budú uchovávané podľa príslušných predpisov (napr. 10 rokov ak ide o účtovný doklad). | Sprostredkovatelia zabezpečujúci pre BILLA archiváciu, správu databáz a pod. BILLA REALITY SLOVENSKO, spol. s r.o. a iné spriaznené osoby, ak sa ich zmluvy týkajú a oprávnené orgány štátu a samosprávy, ak poskytovanie údajov prebieha na základe zákonnej povinnosti. |
| Spracúvanie osobných údajov za účelom evidovania, preverovania a kontroly zamestnancov dodávateľov a odberateľov | Oprávnený záujem BILLA na riadnom a efektívnom plnení zmluvy a jeho kontrole, napr. za účelom zdokumentovania dodania tovaru alebo služby pracovníkom príslušného dodávateľa BILLA - čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. | Titul, meno, priezvisko, telefónne číslo, adresa elektronickej pošty, číslo dokladu totožnosti, dátum narodenia, adresa (trvalý a prechodný pobyt), číslo preukazu odbornej spôsobilosti Pri SBS a podobných osobách aj fotografia, nahliadnutie do dokladu totožnosti, podpis na preberacom protokole a ďalšie údaje, ak sú nevyhnutné na splnenie účelu spracovávania (napr. pri prevoze peňazí poverenou SBS). | 4 roky od ukončenia zmluvnej spolupráce. Osobné údaje, ktoré je nevyhnutné uchovávať podľa daňových, účtovných alebo iných predpisov dlhšiu dobu, budú uchovávané podľa príslušných predpisov (napr. 10 rokov ak ide o účtovný doklad). | Sprostredkovatelia zabezpečujúci pre BILLA archiváciu, správu databáz a pod. BILLA REALITY SLOVENSKO, spol. s r.o. a iné spriaznené osoby, ak sa ich zmluvy týkajú a oprávnené orgány štátu a samosprávy, ak poskytovanie údajov prebieha na základe zákonnej povinnosti. |
| Obchodná komunikácia s pracovníkmi a členmi orgánov zmluvných partnerov a ďalšími osobami v podobnom postavení k BILLA (kontaktné údaje) | Oprávnený záujem BILLA na efektívnej komunikácii so zmluvnými partnermi BILLA a ďalšími osobami v podobnom postavení k BILLA, na uzatvorení zmluvy a jej efektívnom plnení - čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. | Základné identifikačné osobné údaje, kontaktné údaje. | 4 roky od ukončenia zmluvnej spolupráce. 10 rokov od ukončenia zmluvnej spolupráce s dodávateľmi produktov a príslušnými laboratóriami vzhľadom na požiadavku oddelenia kvality a jednotné nastavenie koncernového systému D365. | Sprostredkovatelia zabezpečujúci pre BILLA archiváciu, správu databáz a pod. BILLA REALITY SLOVENSKO, spol. s r.o. a iné spriaznené osoby, ak sa ich zmluvy týkajú a oprávnené orgány štátu a samosprávy, ak poskytovanie údajov prebieha na základe zákonnej povinnosti. |
| Iná komunikácia (mimo obchodnej) s pracovníkmi a členmi orgánov zmluvných partnerov a inými subjektami za účelom správy, riadenia a rozvíjania podnikateľských aktivít a poskytovaných služieb | Oprávnený záujem BILLA na ďalšej komunikácii (mimo obchodnej) a dialógu so zmluvnými partnermi a inými subjektami a ich pracovníkmi za účelom správy, riadenia a rozvíjanie spolupráce a podnikateľských aktivít BILLA a ňou poskytovaných služieb - čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Nejde pritom o marketingovú komunikáciu, keďže pri nej nedochádza k prezentácii tovarov alebo služieb BILLA. Patrí sem i oslovovanie a komunikácia so zástupcami a zamestnancami dodávateľov, obchodných partnerov, potenciálnych obchodných partnerov a tretích subjektov (štátne orgány, samospráva, neziskové organizácie, OZ, rôzne združenia PO ako SAMO, spoločnosti koncernu REWE atď.) s podnetmi na rozvoj a zlepšenia obchodnej politiky, spolupráce, podnikateľských aktivít, riadenia a služieb BILLA (napr. v oblasti Corporate social responsibility (CSR) alebo Environmental, social, and governance (ESG), atď.) a to formou priameho oslovenia a následnej komunikácie alebo dotazníka, ankety, či prieskumu zaslaného na kontaktné údaje získané pri inej spracovateľskej činnosti v súlade so zákonom alebo na zverejnené kontaktné údaje. | Základné identifikačné osobné údaje, kontaktné údaje. | Osobné údaje budú na tento účel uchovávané po dobu príslušnej komunikácie a jej vyhodnotenia., najneskôr však 4 roky od ukončenia spolupráce. | Sprostredkovatelia zabezpečujúci pre BILLA predmetnú komunikáciu a jej vyhodnotenie (napr. prostredníctvom online nástrojov alebo telefonicky ako napr. Paradigma, Mazars) alebo archiváciu, správu databáz a pod. BILLA REALITY SLOVENSKO, spol. s r.o. a iné spriaznené osoby, ak sa ich zmluvy týkajú a oprávnené orgány štátu a samosprávy, ak poskytovanie údajov prebieha na základe zákonnej povinnosti. Externý dodávateľ (Mazars Accounting s.r.o.) zabezpečuje pre Zákazníka v súvislosti s ESG prieskumom s externými účastníkmi samotný licencovaný softvér „https://freeonlinesurveys .com“ a súčasne technickú podporu tohto softvéru (uvedenie do prevádzky, programátorské práce, konzultačné, metodické, projektové práce, systémové, testovacie práce, atď.). |
| Prihlasovanie návštev do hosťovskej WIFI siete (Guest WLAN) na centrále | Oprávnený záujem BILLA na ochrane svojej WIFI siete a riadenom prístupe k nej a súčasne na poskytnutí bezpečného a spoľahlivého internetového pripojenia zmluvným partnerom, ich spolupracovníkom a ďalším návštevám centrály BILLA. | Základné identifikačné a kontaktné údaje ako meno, priezvisko, emailová adresa, telefónne číslo a názov zamestnávateľa tretej osoby (návštevy), ďalej email zamestnanca BILLA, za ktorým návšteva prišla a dôvod návštevy. | Osobné údaje budú na tento účel uchovávané po dobu zriadenia a trvania wifi pripojenia návštevy a následne budú vymazané. | Sprostredkovatelia zabezpečujúci pre BILLA funkčnosť predmetného WIFI pripojenia prostredníctvom IT nástrojov a to REWE International AG (RIAG) ako koncernový zriaďovateľ REWE Group Sponsor Portal (Guest WLAN), ktorá využíva softvérové riešenie Cisco Identity Service Engine (ISE) od spoločnosti Cisco Systems Austria GmbH, Millennium Tower, 30. & 31. Stock. Handelskai 9496. A-1206 Viedeň. |
Budú Vaše osobné údaje poskytnuté mimo Európskej únie?
Prenos osobných údajov do tretej krajiny (mimo EÚ alebo EHS) alebo medzinárodnej organizácie sa neuskutočňuje. Výnimky môžu byť stanovené v osobitnej informácii k špecifickým prípadom spracúvania osobných údajov.
Budú Vaše údaje použité na automatizované individuálne rozhodovanie?
Osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.
Ak je právnym základom spracúvania potreba na uzatvorenie alebo plnenie zmluvy:
Poskytnutie osobných údajov je zmluvnou požiadavkou, teda požadované na uzatvorenie zmluvy alebo riadne plnenie zmluvy. Dotknutá osoba je povinná poskytnúť osobné údaje; v prípade neposkytnutia osobných údajov nie je možné uzatvorenie alebo plnenie zmluvného vzťahu.
Ak je právnym základom spracúvania oprávnený záujem:
Z účelu a právneho základu spracúvania vyplýva, o aký oprávnený záujem ide, pričom máte právo kedykoľvek voči takémuto spracúvaniu svojich osobných údajov namietať.
Aké máte ďalšie práva okrem práva namietať?
Právo na prístup: Máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej (listinnej) forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
Právo na opravu: Prijali sme primerané opatrenia na zabezpečenie presnosti, úplnosti a aktuálnosti informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak sa domnievate, že údaje, ktorými disponujeme, sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
Právo na výmaz (na zabudnutie): Máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností, a to najmä z pohľadu, či nie sme tieto údaje povinní spracúvať na základe právneho predpisu; v takom prípade by Vašej žiadosti nebolo možné vyhovieť.
Právo na obmedzenie spracúvania: Za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme obmedzili spracúvanie Vašich osobných údajov (napríklad ak si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás spracúvame, sú nesprávne); v takom prípade sa s výnimkou uchovávania budú Vaše osobné údaje spracúvať len s Vašim súhlasom alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo na ochranu práv inej fyzickej alebo právnickej osoby.
Právo na prenosnosť údajov: Za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, tretej strane (inému prevádzkovateľovi) podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste zmluvnou stranou.
Právo podať sťažnosť/návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov: Ak sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvane nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom: Budova Park One, Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava; tel. číslo: +421 232 313 214 alebo +421 232 313 249; email: statny.dozor@pdp.gov.sk, webové sídlo: https://dataprotection.gov.sk/sk/.
Spôsob uplatnenia práv
Žiadosti v súvislosti s vyššie uvedenými právami je dotknutá osoba oprávnená uplatniť u zodpovednej osoby osobneudaje@billa.sk alebo formou doporučeného listu doručeného BILLA ako prevádzkovateľovi na adresu sídla uvedenú v úvode alebo telefonicky na +421 800 131 121. Do predmetu e-mailu aj listu je potrebné uviesť: “OSOBNÉ ÚDAJE“.
Odpovede na uvedené žiadosti dotknutej osoby alebo opatrenia prijaté na základe týchto žiadostí sa poskytujú bezodplatne. Ak je žiadosť dotknutej osoby zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, najmä pre jej opakujúcu sa povahu (opakovaná žiadosť), BILLA má právo účtovať si poplatok zohľadňujúci jej administratívne náklady na poskytnutie informácií alebo primeraný poplatok zohľadňujúci jej administratívne náklady na oznámenie, resp. na uskutočnenie požadovaného opatrenia alebo má právo odmietnuť na základe takejto žiadosti konať.
Zároveň máte možnosť obrátiť sa so sťažnosťou ohľadne spracúvania Vašich osobných údajov na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, , so sídlom: Budova Park One, Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava; tel. číslo: +421 232 313 214 alebo +421 232 313 249; email: statny.dozor@pdp.gov.sk, webové sídlo: https://dataprotection.gov.sk/sk/.
Aktuálna verzia tohto dokumentu sa nachádza na každej pobočke prevádzkovateľa, na centrále, v skladoch a na webovom sídle prevádzkovateľa www.billa.sk v časti „GDPR Vyhlásenie o ochrane osobných údajov“. Táto informácia je platná od dátumu zverejnenia a nahrádza informácie poskytnuté dotknutým osobám do tohto dátumu.