Oznamovanie protispoločenskej činnosti zákazníkmi, klientmi, dodávateľmi, odberateľmi a tretími osobami

Náš biznis robíme zodpovedne a v súlade so zákonmi. V spoločnosti BILLA s.r.o. netolerujeme korupčné, nelegálne a neetické správanie. Akékoľvek porušenie zákonných alebo etických pravidiel môžu naši zákazníci, klienti, obchodní partneri (dodávatelia, odberatelia), naši zamestnanci, zamestnanci našich obchodných partnerov a iné tretie osoby (napr. návštevy) oznámiť e-mailom alebo telefonicky na nasledovných kontaktoch:

e-mail: compliance@billa.sk

tel: 02/48 242 110

Súčasne si Vás dovoľujeme informovať o otvorenom liste spoločnosti BILLA s.r.o. adresovanom osobám mimo našej spoločnosti s názvom Opatrenia v boji proti korupcii, nelegálnemu a neetickému správaniu.

BILLA s.r.o. prijala v tejto súvislosti i vnútornú smernicu tzv. „ Etický kódex“, ktorý obsahuje nulovú toleranciu korupčného, nelegálneho a neetického správanie ako principiálnu zásadu jej podnikania. Etickým kódexom sú povinní sa riadiť všetci zamestnanci BILLA s.r.o. Naša spoločnosť v rámci svojho podnikania vždy vyžadovala a vyžaduje od svojich vlastných zamestnancov pri kontakte s tretími osobami konanie v súlade s protikorupčnými zákonmi a Etickým kódexom. Z tohto dôvodu bol v BILLA s.r.o. zavedený systém predchádzania korupcie a korupčného správania, ktorý zabraňuje vzniku situácií predstavujúcich konflikt záujmov a možné korupčné, príp. iné nelegálne a neetické správanie.

Vyššie uvedená compliance adresa a telefónne číslo slúžia na prípadne externé podnety od našich zákazníkov, klientov, obchodných partnerov (odberateľov, dodávateľov) a tretích osôb najmä ohľadom korupčného nelegálneho a neetického správania našich zamestnancov. Preto Vás prosíme, aby ste iné zákaznícke podnety a sťažnosti ohľadne našich zamestnancov a služieb posielali na adresu info@billa.sk.

Bližšie informácie k spracovaniu Vašich osobných údajov na tento účel nájdete v dokumente: Informácia o spracovaní osobných údajov zákazníkov, klientov, dodávateľov, odberateľov a návštev za účelom oznamovania protispoločenskej činnosti.

Vedenie evidencie podnetov zamestnancov (tzv. whistleblowing) slúži pre zamestnancov spoločnosti BILLA s.r.o. ako „ vnútorný systém preverovania oznámení“ zriadený v súlade s § 10 a nasl. zákona č. 54/2019 Z.z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o whistleblowingu), ktorý umožňuje všetkým zamestnancom spoločnosti BILLA s.r.o. oznámiť svoje obavy z pozorovanej nelegálnej alebo inej protispoločenskej činnosti interne, v rámci spoločnosti BILLA s.r.o.

Whistleblowing je vnútorný mechanizmus preverovania oznámení a podnetov zamestnancov alebo bývalých zamestnancov BILLA s.r.o. zodpovednou osobou pre túto oblasť, prostredníctvom ktorého môže byť oznámené podozrenie z nelegálneho konania alebo inej protispoločenskej činnosti v rámci našej spoločnosti. Je to nástroj, ktorý zlepšuje transparentnosť, vnútropodnikovú kultúru a podporuje poctivé správanie.

Zamestnanec alebo bývalý zamestnanec môže adresovať spoločnosti BILLA s.r.o. oznámenie o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedel v súvislosti s výkonom svojho zamestnania a ktoré sa týkajú nelegálnej alebo inej protispoločenskej činnosti v našej spoločnosti. Oznámenie možno podať zodpovednej osobe BILLA s.r.o. ustanovenej pre túto oblasť v zmysle § 10 ods. 1 zákona o whistleblowingu niektorým z nižšie uvedených spôsobov. Pri podávaní oznámenia je potrebné konať v dobrej viere. V opačnom prípade sa môže osoba podávajúca oznámenie dopustiť trestného činu krivého obvinenia. Konaním v dobrej viere je konanie fyzickej osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe, a vedomosti, ktoré v čase oznámenia má, sa odôvodnene domnieva, že uvádzané skutočnosti sú pravdivé.

Zodpovednou osobou v zmysle zákona o whistleblowingu v spoločnosti BILLA s.r.o. je príslušný zamestnanec Oddelenie compliance.

Oznamovateľ môže podať oznámenie zodpovednej osobe (Oddeleniu compliance) nasledovným spôsobom:

• poštou na adresu:
  BILLA s.r.o.
  „Vnútorný systém preverovania oznámení“
  Oddelenie compliance /p. Staňo, p. Mračnová
  Bajkalská 19/A
  821 02 Bratislava
• e-mailom na adresu: compliance@billa.sk
• telefonicky na compliance telefónnu linku: 02/48 242 110

Spoločnosť BILLA s.r.o. je povinná prijať každý podnet a oznámenie a tieto do 90 dní od ich prijatia preveriť, pričom túto lehotu možno predĺžiť o ďalších 30 dní s tým, že predĺženie oznámi oznamovateľovi s uvedením dôvodov predĺženia. Za preverenie oznámenia sa považuje aj postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov. Spoločnosť BILLA s.r.o. je súčasne povinná pri preverovaní podnetov a oznámení zachovávať mlčanlivosť o totožnosti oznamovateľa a oznámiť oznamovateľovi výsledok preverenia oznámenia a opatrenia, ak sa prijali na základe preverenia oznámenia, do desiatich dní od ich preverenia. Spoločnosť BILLA s.r.o. ako zamestnávateľ vydala internú smernicu pod názvom „ Whistleblowing – vnútorný systém preverovania oznámení“, v ktorej určila podrobnosti o podaní a preverovaní podnetov v rámci vnútorného systému preverovania oznámení, pričom každý zamestnanec bol s jej obsahom oboznámený a jej znenie je pre zamestnancov k dispozícii aj na Oddelení compliance.

Bližšie informácie k spracovaniu Vašich osobných údajov na tento účel nájdete v dokumente: Informácia o spracovaní osobných údajov v rámci vedenie evidencie podnetov zamestnancov (whistleblowing).

Na záver si Vám dovoľujeme poďakovať za všetky Vaše podnety a oznámenia smerujúce voči akejkoľvek korupčnej nelegálnej a protispoločenskej činnosti, ktoré nám pomôžu zlepšiť našu firemnú kultúru, priblížiť sa potrebám našich zákazníkov a odstrániť prípadné nedostatky.