Oznamovanie protispoločenskej činnosti zákazníkmi, klientmi, dodávateľmi, odberateľmi a tretími osobami

Náš biznis robíme zodpovedne a v súlade so zákonmi. V spoločnosti BILLA s.r.o. netolerujeme korupčné, nelegálne a neetické správanie. Akékoľvek porušenie zákonných alebo etických pravidiel môžu naši zákazníci, klienti, obchodní partneri (dodávatelia, odberatelia), zamestnanci našich obchodných partnerov a iné tretie osoby (napr. návštevy) oznámiť na nasledovných kontaktoch:

REWE Group Hintbox (odporúčaný spôsob)

REWE Group Hintbox je hlavným oznamovacím kanálom spoločnosti BILLA s.r.o. a  odporúčaným spôsobom podania oznámenia.

Ide o bezpečný online systém skupiny REWE určený na oznamovanie možných porušení právnych predpisov, interných pravidiel spoločnosti vrátane Etického kódexu. Systém môžu využívať aj externé osoby.

Prostredníctvom REWE Group Hintbox môžete:

• podať oznámenie kedykoľvek,
• podať oznámenie aj anonymne,
• bezpečne komunikovať počas preverovania oznámenia,
• dopĺňať informácie alebo podklady k oznámeniu.

Poznámka: Po otvorení systému sa môže zobraziť nemecký jazyk. V pravom hornom rohu si môžete jednoducho vybrať slovenčinu alebo iný preferovaný jazyk.

Poštou

Oznámenie možno podať aj poštou na adresu:

BILLA s.r.o.
„Vnútorný systém preverovania oznámení“
Oddelenie compliance / p. Staňo, p. Mračnová, p. Hovancová
Bajkalská 19/A
821 02 Bratislava

Súčasne si Vás dovoľujeme informovať o otvorenom liste spoločnosti BILLA s.r.o. adresovanom osobám mimo našej spoločnosti s názvom Opatrenia v boji proti korupcii, nelegálnemu a neetickému správaniu.

Spoločnosť BILLA s.r.o. prijala v tejto súvislosti i vnútornú smernicu tzv. „ Etický kódex“, ktorý obsahuje nulovú toleranciu korupčného, nelegálneho a neetického správanie ako principiálnu zásadu jej podnikania. Etickým kódexom sú povinní sa riadiť všetci zamestnanci spoločnosti BILLA s.r.o. Naša spoločnosť v rámci svojho podnikania vždy vyžadovala a vyžaduje od svojich vlastných zamestnancov pri kontakte s tretími osobami konanie v súlade s protikorupčnými zákonmi a Etickým kódexom. Z tohto dôvodu bol v spoločnosti BILLA s.r.o. zavedený systém predchádzania korupcie a korupčného správania, ktorý zabraňuje vzniku situácií predstavujúcich konflikt záujmov a možné korupčné, príp. iné nelegálne a neetické správanie.

Vyššie uvedené kontakty slúžia na prípadne externé podnety od našich zákazníkov, klientov, obchodných partnerov (odberateľov, dodávateľov) a tretích osôb najmä ohľadom korupčného nelegálneho a neetického správania našich zamestnancov. Preto Vás prosíme, aby ste iné zákaznícke podnety a sťažnosti ohľadne našich zamestnancov a služieb posielali na adresu info@billa.sk.

Bližšie informácie k spracovaniu Vašich osobných údajov na tento účel nájdete v dokumente: Informácia o spracovaní osobných údajov zákazníkov, klientov, dodávateľov, odberateľov a návštev za účelom oznamovania protispoločenskej činnosti.

Preverovanie a vedenie evidencie podnetov (tzv. whistleblowing) slúži pre zamestnancov spoločnosti BILLA s.r.o. a osoby v inom obdobnom vzťahu k spoločnosti, vrátane bývalých zamestnancov, ako aj osôb v predzmluvných vzťahoch so spoločnosťou BILLA s.r.o., prípadne bývalých zamestnancov a osôb, ktorých totožnosť nebola odhalená (tzv. oznamovatelia) ako „ vnútorný systém preverovania oznámení“ zriadený v súlade s § 10 a nasl. zákona č. 54/2019 Z.z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej „zákon“). Tento zákon umožňuje všetkým oznamovateľom oznámiť svoje obavy z pozorovanej protispoločenskej činnosti ako interne, v rámci spoločnosti BILLA s.r.o. alebo prostredníctvom externých oznamovacích nástrojov skupiny REWE, prípadne orgánom verejnej moci.

Oznamovateľ môže adresovať spoločnosti BILLA s.r.o. oznámenie o skutočnostiach, o ktorých sa dozvedel v súvislosti s pracovnoprávnym vzťahom alebo iným obdobným vzťahom voči spoločnosti BILLA s.r.o. Oznámenie protispoločenskej činnosti v spoločnosti BILLA s.r.o. možno podať niektorým z nižšie uvedených spôsobov. Pri podávaní oznámenia je potrebné konať v dobrej viere. V opačnom prípade sa môže osoba oznamovateľa dopustiť trestného činu krivého obvinenia vo vzťahu k dotknutej osobe, voči ktorej oznámenie smeruje. Konaním v dobrej viere je konanie fyzickej osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe, a vedomosti, ktoré v čase oznámenia má, sa odôvodnene domnieva, že uvádzané skutočnosti sú pravdivé.

Funkciu zodpovednej osoby v zmysle zákona o whistleblowingu v spoločnosti BILLA s.r.o. vykonáva oddelenie compliance.

Oznamovateľ môže podať oznámenie nasledovným spôsobom:

REWE Group Hintbox (odporúčaný spôsob)

REWE Group Hintbox je hlavným oznamovacím kanálom spoločnosti BILLA s.r.o. a odporúčaným spôsobom podania oznámenia.

Ide o bezpečný online systém skupiny REWE určený na oznamovanie možných porušení právnych predpisov, interných pravidiel spoločnosti vrátane Etického kódexu. Systém môžu využívať zamestnanci aj externé osoby.

Prostredníctvom REWE Group Hintbox môžete:

• podať oznámenie kedykoľvek,
• podať oznámenie aj anonymne,
• bezpečne komunikovať počas preverovania oznámenia,
• dopĺňať informácie alebo podklady k oznámeniu.

Poznámka: Po otvorení systému sa môže zobraziť nemecký jazyk. V pravom hornom rohu si môžete jednoducho vybrať slovenčinu alebo iný preferovaný jazyk.

Poštou

Oznámenie možno podať aj poštou na adresu:

BILLA s.r.o.
„Vnútorný systém preverovania oznámení“
Oddelenie compliance / p. Staňo, p. Mračnová, p. Hovancová
Bajkalská 19/A
821 02 Bratislava

Ďalšie compliance kanály skupiny REWE

V odôvodnených prípadoch možno využiť aj ďalšie oznamovacie kanály skupiny REWE určené pre oblasť compliance, napríklad externého ombudsmana REWE.

Ďalšie možnosti oznámenia podľa zákona

Zákon o ochrane oznamovateľov umožňuje v určitých prípadoch podať oznámenie aj prostredníctvom externých oznamovacích kanálov, najmä:

• Úradu na ochranu oznamovateľov,
• prokuratúry,
• príslušných správnych orgánov,
• príslušných inštitúcií, orgánov alebo agentúr Európskej únie.

Spoločnosť je povinná prostredníctvom svojej zodpovednej osoby prijať každé anonymné i neanonymné oznámenie oznamovateľov a je povinná do 7 dní po ich prijatí im vydať potvrdenie o prijatí oznámenia.

Spoločnosť BILLA s.r.o. je povinná prijať každé oznámenie a toto preveriť a oznámiť oznamovateľovi výsledok preverenia oznámenia a opatrenia, ak sa prijali na základe preverenia oznámenia do 90 dní od potvrdenia prijatia oznámenia alebo, ak sa prijatie oznámenia nepotvrdilo, do 90 dní od uplynutia siedmich dní od prijatia oznámenia. Za preverenie oznámenia sa považuje aj postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov, o čom spoločnosť BILLA s.r.o.  bude oznamovateľa vopred informovať. To neplatí ak by informovaním oznamovateľa mohlo byť zmarené prešetrenie oznámenia.

Spoločnosť BILLA s.r.o. netoleruje odvetné opatrenia voči osobám, ktoré v dobrej viere podajú oznámenie. Oznamovateľom a iným osobám sa poskytuje ochrana v rozsahu ustanovenom zákonom a internou smernicou spoločnosti BILLA s.r.o. upravujúcou vnútorný systém preverovania oznámení.

Zákon v určitých prípadoch poskytuje osobitnú ochranu oznamovateľom závažnej protispoločenskej činnosti. Podmienky vzniku tejto ochrany a postup pri jej poskytnutí upravuje zákon a interná smernica spoločnosti BILLA s.r.o.

Spoločnosť BILLA s.r.o. je súčasne povinná pri preverovaní podnetov a oznámení zachovávať mlčanlivosť o totožnosti oznamovateľa a dotknutej osoby, je oprávnená totožnosť oznamovateľa zverejniť len s jeho súhlasom  a oznámiť oznamovateľovi výsledok preverenia oznámenia a opatrenia, aké sa prijali na základe preverenia oznámenia, vrátane vyžiadania si výsledku vybavenia od príslušných orgánov, ak to umožňuje osobitný predpis. O výsledku vybavenia príslušnými orgánmi oboznámi spoločnosť BILLA s.r.o. oznamovateľa v lehote10 dní od doručenie tohto výsledku.

Spoločnosť BILLA s.r.o. ako zamestnávateľ vydala internú smernicu pod názvom „ Whistleblowing – vnútorný systém preverovania oznámení“, v ktorej určila podrobnosti o podaní a preverovaní oznámení v rámci vnútorného systému preverovania oznámení, pričom každý zamestnanec bol s jej obsahom oboznámený a jej znenie je pre zamestnancov k dispozícii aj na oddelení compliance BILLA s.r.o. a v každej jej prevádzke. Osoby v inom obdobnom postavení k spoločnosti BILLA s.r.o. a ďalšie osoby sa s touto smernicou môžu oboznámiť v sídle spoločnosti BILLA s.r.o. alebo  na vybraných predajniach spoločnosti BILLA s.r.o.

Bližšie informácie k spracovaniu Vašich osobných údajov na tento účel nájdete v samotnej internej smernici o whistleblowingu ako aj v samostatnom dokumente: Informácia o spracovaní osobných údajov za účelom vedenie evidencie podnetov (whistleblowing).

Na záver si Vám dovoľujeme poďakovať za všetky Vaše podnety a oznámenia smerujúce voči akejkoľvek korupčnej, nelegálnej a protispoločenskej činnosti v spoločnosti BILLA s.r.o., ktoré nám pomôžu zlepšiť našu firemnú kultúru, priblížiť sa potrebám našich zákazníkov a odstrániť prípadné nedostatky prijatím potrebných opatrení.